18 Feb Think before you print – papierlose Buchhaltung
Papierlose Buchhaltung ist momentan eines der meistdiskutierten Themen in der Branche. Am besten lassen sich die Auswirkungen anhand eines Beispiels darstellen:
Scenario 1: Unternehmer U schreibt seine Rechnung am PC. Er druckt sie 2x aus. 1 Schickt er per Post an den Kunden und eine legt er in seinen Buchhaltungsordner. Da die Buchhaltung als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geführt wird druckt er das Bankkonto aus und sortiert die Rechnung zur eingegangen Zahlung.
Scenario 2: Unternehmer U schreibt seine Rechnung am PC. Anstatt sie auszudrucken schickt er sie per Mail an den Kunden und legt eine Pdf auf den FTP Server der Buchhaltung ab. Da die Buchhaltung als personenführende Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geführt wird druckt er das Bankkonto aus, muss die Rechnung aber nicht mehr der Zahlung zuordnen. In diesem Beispiel sind die Buchhaltungskosten zwar leicht höher, aber folgende Vorteile haben sich ergeben: Es ist kein Ausdruck mehr nötig, Kein Versand per Post. Die Buchhaltung wird personenführend erstellt. Somit hat sie dieselbe Aussagekraft wie eine vollwertige Bilanz ohne den steuerlichen Vorteil zu verlieren. Über die OP Liste wird kontrolliert welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und somit liegt bereits eine Mahnliste vor.
Scenario 3: Unternehmer U schreibt seine Rechnung über ein Rechnungsprogramm (ACHTUNG: vor dem Kauf unbedingt abklären, da es nicht mit jedem Programm möglich ist) oder das Klienten Portal. Die Rechnung wird vom Programm auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Automatisch wird sie per Mail Versand und in die Buchhaltung übergeben. Da sein Bankkonto über MBS eingebunden ist und die Buchhaltung als personenführende Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geführt wird muss der Unternehmer hier gar nichts mehr unternehmen, da der Buchhalter die Buchungsdatei jederzeit abholen kann. In diesem Beispiel sind die Buchhaltungskosten zwar leicht höher, aber folgende Vorteile haben sich ergeben: Zusätzlich dass kein Ausdruck und kein Versand per Post mehr nötig ist wird die Rechnung nun auch auf ihre Merkmale überprüft. Somit werden Schlampigkeitsfehler ausgeschlossen, die im Falle einer Prüfung zu Nachzahlungen führen können. Die Buchhaltung wird personenführend erstellt. Somit hat sie dieselbe Aussagekraft wie eine vollwertige Bilanz ohne den steuerlichen Vorteil zu verlieren. Über die OP Liste wird kontrolliert welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und somit liegt bereits eine Mahnliste vor. Zusätzlich kann er über das Klienten Portal 24 Stunden einsteigen – sämtliche Buchhaltungsdaten und Dokumente mit dem aktuellen Buchungsstand abfragen.
Mit so einer Umstellung kann der Unternehmer sehr viel Zeit einsparen und dennoch die Fehlerquote reduzieren. Und zu guter Letzt tut hilft man aktiv mit unsere Regenwälder zu erhalten.
Das ist nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten die sich bieten. Sollten sie Interesse an einer Digitalisierung haben wenden sie sich bitte direkt an René Weilguni (rene@weilguni.co.at) um eine individuelle Lösung zu erarbeiten.
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